將不常用文件儲存在文件儲存倉有助釋放企業的文件儲存空間。立即了解選擇文件儲存倉的準則，選擇最適合自己的文件倉。

【企業文件儲存放問題】推薦文件雜亂問題解決方法

文件存放是不少企業都可能會遇上的問題，一些不太重要的文件，尚且可以用碎紙機粉碎處理，但諸如會計、核數等文件，企業有需保留最少七年方可銷毀的責任，因此在處理過時的文件時，企業不能像處理家居雜物一樣，以「斷捨離」的態度扔掉處理；此外，每間辦公室的環境不一，如辦公室的濕度控制措施不足，文件容易受潮，如需再次檢查有機會難以閱讀文件上的內容，推薦使用備有溫度、濕度控制設備，以及具24小時保安系統的迷你倉公司提供的文件儲存倉服務，將辦公室中不常用的文件存放在迷你倉中。坊間大部份迷你倉公司都提供文件儲存服務，選擇一個最理想的文件儲存服務，有助提高企業的工作效率，以下在選擇文件儲存服務的迷你倉時，企業必須考慮的4大準則。

選擇文件儲存服務的4大準則

收費

價錢是企業選擇文件儲存服務時最重要的考慮準則，如選擇到一個收費相宜的文件儲存服務，可以大大降底企業的日常營運成本及開支，可以將資源運用得更好。一般迷你倉提供的文件儲存服務，收費大多包括每個月的租金，租金的收費會因應迷你倉的尺寸、地黠等因素而有不同；此外，在使用文件儲存服務的第一個月，迷你倉公司或會收取運輸費、保險費等額外費用。

開放時間

如迷你倉公司為客戶提供彈性的開放時間，可以為使用文件儲存服務的企業提供更高的便利性，隨時安排人手存取文件。因此在選擇文件儲存服務時，應該選擇一個提供24小時全天候開放，讓所有獲授權人士隨時進出的迷你倉公司。

迷你倉地點

選擇與辦公室位處同一地區的迷你倉公司，同樣有助減低企業的開支。使用鄰近辦公室的迷你倉，當企業有需要前往迷你倉存取文件時，可以步行前往，減少運輸文件的開支；如企業擁有貨車，會駕車運送文件往迷你倉，則最好選擇設有足夠停車位的迷你倉公司，方便運輸文件時停泊車輛。

安保措施

在選擇文件儲存服務時，企業需選擇消防和保安等安保措施齊全的迷你倉公司，以保護重要的文件，以免文件在未滿七年保存期限時受損毀，因而觸犯相關法例。建議企業選擇於儲存倉中設有24小時消防警報系統、智能保安系統等安保措施的迷你倉服務，確保文件在儲存倉中受嚴密保全系統保護，讓企業不會因發生意外而蒙受損失。

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